§ 1 Forretningsordenens hjemmel og fordeling

§ 1.1 HjemmelDenne
forretningsorden er oprettet i henhold til vedtægternes § 8.1.
§ 1.2 FordelingOriginaleksemplaret
skal altid findes i foreningens bestyrelsesprotokol. Protokollen kan efter bestyrelsens beslutning opbevares elektronisk.
En kopi af den til enhver tid gældende forretningsorden udleveres til bestyrelsens medlemmer, foreningens revisor samt til formanden for Vinding Sportsforening (VSF).

§ 2 Bestyrelsens konstituering

§ 2.1 KonstitueringUmiddelbart
efter hvert års generalforsamling træder bestyrelsen sammen for at konstituere sig og vælge formand, næstformand og kasserer.
§ 2.2 Tiltrædelse af forretningsordenSåfremt
nye medlemmer er indtrådt i bestyrelsen, skal disse underskrive den originale forretningsorden.

§ 3 Afholdelse af møder

§ 3.1 Mødefrekvens og varselBestyrelsen
afholder møde, når formanden skønner det nødvendigt, eller når det forlanges af et bestyrelsesmedlem.
Der afholdes mindst 6 bestyrelsesmøder om året.
Formanden indkalder og tilstræber, at dette sker med mindst 8 dages varsel. Samtidig med indkaldelsen skal bestyrelsen have tilsendt dagsorden med relevante bilag.
Det tilstræbes, at der vedtages en mødekalender for mindst 3 måneder ad gangen.
Suppleanter kan deltage i bestyrelsesmøderne efter bestyrelsens beslutning.

§ 3.2 StedBestyrelsesmøderne
tilstræbes afholdt i centerets lokaler.

§ 3.3 Beslutning uden mødeI
ekstraordinære tilfælde kan bestyrelsen træffe beslutning ved skriftlig, telefonisk eller elektronisk kommunikation.

§ 4 Mødeledelse og beslutningsdygtighed

§ 4.1. Mødets ledelseFormanden
leder bestyrelsesmøderne. I formandens fravær leder næstformanden bestyrelsesmøderne, og i begges fravær vælger bestyrelsen blandt medlemmerne en mødeleder.
§ 4.2 BeslutningsdygtighedBestyrelsen
er beslutningsdygtig, når mere end halvdelen af medlemmerne er til stede.
§ 4.3 AfstemningsreglerVed
afstemninger afgøres enhver sag ved simpelt stemmeflertal. I tilfælde af stemmelighed gør formandens stemme udslaget.
§ 4.4 InhabilitetEt
bestyrelsesmedlem må ikke deltage i spørgsmål om aftaler mellem centeret og ham selv og i spørgsmål, hvori han har en væsentlig interesse, der kan være stridende mod centerets.

§ 5 Forhandlingsprotokol

§ 5.1 ForhandlingsprotokolOver
bestyrelsesmøderne føres en protokol, hvori der indføres referat af de i møderne trufne beslutninger og en kort redegørelse over de sager, der har været forhandlet.
Formanden udpeger ved hvert møde referenten blandt bestyrelsens medlemmer.
Protokollen skal indeholde dato for mødets afholdelse, hvem der har deltaget, dagsorden samt beslutninger for hvert punkt, hvem der har udarbejdet referatet samt dato for udsendelse til bestyrelsen.

§ 6 Formandens og næstformandens opgaver

§ 6.1 Formand og næstformandFormanden
repræsenterer centeret indadtil og udadtil. Han skal endvidere påse
• at alle formaliteter, der kræves i henhold til lovgivning og vedtægter samt aftalen med Vejle Kommune, overholdes• at
den øvrige bestyrelse bliver orienteret om alle forhold af væsentlig betydning, som er indtruffet siden sidste mødeI
formandens fravær udøver næstformanden de beføjelser, som i denne forretningsorden er tillagt formanden.

§ 7 Tavshedspligt

§ 7.1 TavshedspligtEt
bestyrelsesmedlem er forpligtet til ikke overfor nogen at fortælle, hvad han under udøvelsen af sit hverv har fået kundskab om, medmindre der efter sagens natur er tale om forhold, som skal bringes til tredjemands kendskab.
Bestyrelsen beslutter ved afslutningen af hvert bestyrelsesmøde, hvad der skal/kan kommunikeres, og af hvem.

§ 8 Centerets ledelse

§ 8.1 Bestyrelsens tilsyn
Bestyrelsen er ansvarlig for den overordnede ledelse af Centeret i overensstemmelse med Centerets vedtægter, aftaler med Vejle Kommune og gældende lovgivning.
Bestyrelsen skal sørge for en forsvarlig organisation og mindst en gang om året revurdere denne.
Bestyrelsen skal sikre, at Centerets kapitalberedskab til enhver tid er forsvarligt i forhold til centerets aktiviteter og investeringer.
Bestyrelsen skal sikre, at bogføringen og formueforvaltningen foregår på en for centeret forsvarlig måde.

§ 8.2 Centerets daglige drift
Det tilstræbes, at bestyrelsen arbejder som en professionel bestyrelse og deltager i mindst muligt omfang i den daglige drift.
Bestyrelsen kan ansætte personale til at varetage den daglige drift af centeret.
Bestyrelsen nedsætter udvalg efter behov til at løse konkrete opgaver i centeret. Udvalgene udpeger en leder/formand, som refererer til bestyrelsen. Bestyrelsen tilstræber til hvert udvalg at udpege et bestyrelsesmedlem, som er daglig kontaktperson til udvalget.
Kontaktpersonen varetager kommunikationen med udvalget.
Ved nedsættelse af udvalg skal bestyrelsen fastlægge rammerne for udvalgets arbejde i form af et kommissorium.
Udvalgsmedlemmerne kan godtgøres med maksimale skattefrie godtgørelser. Endvidere stilles arbejdstøj og nødvendige redskaber til rådighed for udvalget.
Personale, udvalgsmedlemmer og bestyrelse inviteres til VSF’ årlige træner/lederfest.
Der gives en julegave til maksimalt skattefrit beløb til ansat personale.

§ 8.3 Økonomi og administration
Kassereren er ansvarlig for administrationen af centerets økonomi. Der gives kassereren fuldmagt til centerets konti i pengeinstitutterne. Tegningsberettigede kan tildele halinspektør fuldmagt til konti i pengeinstitut til at betale regninger.
Bestyrelsens udstikker generelle rammer for kassererens arbejde i form af grænser for enkeltstående udgifter og bankdispositioner.
Kontantbeholdning skal holdes på et minimum, og eventuelle kontantbeholdninger skal hurtigst muligt indsættes på en bankkonto.
Indeståender i et enkelt pengeinstitut skal holdes under den til enhver tid gældende garantigrænse p.t. 100.000 Eur. Indskud med socialt formål dækkes op til 150.000 EUR
Samtlige bilag skal godkendes af den person, der har modtaget varen/ydelsen. Er kassereren rekvirenten, attesteres bilaget endvidere af formanden.
Kassereren udarbejder til hvert bestyrelsesmøde en oversigt, der viser centerets aktuelle økonomiske stilling sammenlignet med budgettet samt fremlægger kopi af kontoudtog fra banken afstemt med foreningens egen balance.
Kassereren udarbejder forslag til budget senest i november måned gældende for det efter følgende år.
Kassereren udarbejder årsregnskab til godkendelse i bestyrelsen efter at revisor har gennemgået og påtegnet regnskabet.

§ 8.4 Aflønning/omkostningsgodtgørelse
Bestyrelsesmedlemmerne skal godtgøres for konkrete omkostninger ved varetagelse af bestyrelsesarbejdet, alternativt aflønnes maksimalt i niveau med de skattefrie godtgørelser, der ydes af VSF til frivillige.

§ 9 Bestyrelsens særlige pligter

§ 9.1 Bestyrelsen skal mindst en gang om året
• Gennemgå forretningsordenen – okt. måned.
• Gennemgå aftalen med Vejle Kommune – okt. måned
• Evaluere arbejdet i bestyrelse og udvalg – feb. måned
• Evaluere bestyrelsens kompetencer – feb. måned
• Gennemgå centerets forsikringer – sep. måned
• Justere/fastlægge centerets overgribende strategi – nov. måned
• Justere/fastlægge centerets langsigtede investeringsplaner med tilhørende finansiering – nov. måned
• Gennemgå og godkende årsregnskabet – jan. eller feb. måned
• Udarbejde budget og handlingsplan for det kommende år – nov. måned

Denne forretningsorden er tiltrådt af bestyrelsen på bestyrelsesmødet den 07.02.2019

I bestyrelsen

_______________________ ________________________
Klaus Kristensen (formand)    Niclas Jørgensen

_______________________ ________________________
Seka Fonsbøl                        Jette Marcher Andersen

_______________________ ________________________
Jette Rosenkrantz